O principal benefício do relatório de gerenciamento de documentos é definitivamente a captura e armazenamento ou recuperação de documentos. Assim você garante a criação da memória histórica da copropriedade.

A gestão documental limita-se à organização e arquivamento de documentos. No entanto, esse processo é muito mais amplo, pois requer certas etapas para seu funcionamento ideal, desde o planejamento, produção, gerenciamento ou processamento até a disposição final ou conservação dos referidos documentos.

A administração de uma cotitularidade em sua gestão de manejo da elaboração de diversos documentos deve classificá-los para ter uma ordem e informações oportunas. Esta classificação é apresentada através de diferentes formas ou suportes, tais como:

1.  De acordo com o meio, ou seja, onde as informações são preenchidas, seja em papel que contaria como físico, correio ou documentos eletrônicos e vídeos ou gravações de montagem, que é classificado como microfilmagem.
2. De acordo com o propósito. Todos os documentos que são criados são elaborados sob um objetivo, que tem três finalidades: Informativo, como uma função para comunicar algo. Testemunho, que servem de prova, e dispositivos, que são documentos cujo conteúdo são regras ou padrões a serem atendidos, por exemplo, os regulamentos de co-propriedade.
3. De acordo com o funcional do tempo. É sobre quanto tempo o documento atual deve funcionar. Por exemplo, existem aqueles que vital, ou seja, é vitalício e sua validade dura o tempo todo. Por outro lado, há os documentos Ferramentas que são guardados por um ano. Por fim, os documentos não essencial, e são aqueles que perdem a validade no momento em que o administrador é informado ou podem ser mantidos por um período máximo de 6 meses.

A gestão de documentos é importante para ter as informações em tempo hábil e organizadas. Desempenha um papel fundamental na acumulação de provas ou certificações de grande importância para a memória histórica da compropriedade. Isso para ter tudo organizado para evitar traumas na hora de trocar de administrador ou conselheiro.

Para colocar esta boa prática de gestão documental na sua co-propriedade, é necessário primeiro criar uma política exata onde este tema seja totalmente coberto e que lhe forneça as diretrizes para o desenvolvimento de cada documento que é feito ou recebido. Dentro do planejamento é ideal que gerenciem tabelas de retenção de documentos, já que sua função é decompor cada tipo de documento que entra na propriedade, ou seja, é o guia ou mapa que nos leva a controlar a gestão de cada documento.

Definitivamente, o administrador depende de todas as informações que gerencia no dia a dia, por isso é necessário identificar como realizá-la, organizá-la e dar-lhe importância de acordo com as diferentes situações que a compropriedade enfrenta, por exemplo , fiscalização das diversas entidades de controle ou processos judiciais de que as co-propriedades nunca estão isentas.

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