El informe de gestión documental tiene como beneficio principal definitivamente la captura y almacenamiento o recuperación de los documentos. Así garantizas la creación de la memoria histórica de la copropiedad.

La gestión documental se limita a la organización y al archivo de los documentos. Sin embargo, este proceso es mucho más amplio ya que requiere de ciertos pasos para su óptima función, desde la planeación, producción, gestión o trámite hasta la disposición final o conservación de dichos documentos.

La administración de una copropiedad en su gestión de manejar el desarrollo de varios documentos debe clasificarlos para tener un orden y una información oportuna. Está clasificación se presenta a través de distintas formas o soportes, como lo son:

  1.  De acuerdo con el medio, es decir, donde se encuentra diligenciada la información, bien sea en papel que contaría como físico, correos o documentos electrónicos y videos o grabaciones de asamblea, lo que se clasifica como microfilmación.
  2. De acuerdo con la finalidad. Todos los documentos que se crean se elaboran bajo un objetivo, el cual tiene tres finalidades: Informativo, como función para comunicar algo. Testimonial, que sirven como evidencia, y dispositivos, que son documentos donde su contenido son reglas o normas por cumplir, por ejemplo, el reglamento de la copropiedad.
  3. De acuerdo con la funcional del tiempo. Se trata de cuánto tiempo dura el documento vigente para trabajar. Por ejemplo, existen los que son vitales, es decir, es vitalicio y su vigencia perdura todo el tiempo. Por otra parte, están los documentos útiles que se guardan por un año. Finalmente, se encuentran los documentos no esenciales, y son aquellos que pierden su vigencia en el momento que el administrador se informa de ello o se pueden conservar máximo 6 meses.

La gestión documental es importante para tener la información de manera oportuna y organizada. Cobra un papel fundamental a la hora de acumular evidencias o certificaciones de gran importancia para la memoria histórica de la copropiedad. Esto con el fin de tener todo organizado para evitar traumatismos a la hora de realizar cambios de administradores o miembros del consejo.

Para aterrizar esa buena practica de gestión documental dentro de tu copropiedad es necesario primero crear una la política exacta donde se abarque totalmente este tema y que te brinde los lineamientos para el desarrollo de cada documento que se realice o se reciba. Dentro de la planeación es ideal que manejen tablas de retención documental, ya que tienen como función desglosar cada tipo de documento que entre en la propiedad, es decir, es la guía o mapa que nos lleva a controlar la gestión de cada documento.

Definitivamente el administrador depende de toda la información que día a día maneje, por eso es necesario que identifique cómo realizarla, organizarla y darle la importancia de acuerdo con las diferentes situaciones a las que se enfrente la copropiedad, por ejemplo, inspección de los diferentes entes de control o procesos jurídicos de los que nunca están exentas las copropiedades.

 

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