Según la guía técnica colombiana de Icontec: Las actas de asamblea expresan lo tratado en una reunión o situación específica.  Estas, a su vez, son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su concepción. Son, además, una herramienta de suma importancia para llevar con éxito el registro de los temas tratados en la asamblea para la copropiedad.

Varios son los artículos de la Ley de Propiedad Horizontal en los que se especifican exactamente que, todo proceso de toma de decisiones que afecte de cualquier manera a la copropiedad tiene que estar radicado en un documento oficial, es decir, una o varias actas. Por esta razón, es necesario llevar un control estricto y registro adecuado de cada encuentro de toma de decisiones, para lo cual te sugerimos presentar los documentos más acordes a las normas técnicas y legales de acuerdo con la normatividad vigente.

El artículo 44 de la Ley 675, establece los términos para la publicación de las actas de asamblea dependiendo del tipo de reunión que se presente, bien sea presencial o virtual. El mismo artículo, hace especial énfasis en dos diferencias de elementos a considerar a la hora de publicar el acta de la asamblea. Primero: Para las actas de asambleas presenciales se deben publicar en un tiempo no mayor a 20 días hábiles y ser suscritas por el presidente y secretario; y segundo, las actas de asambleas no presenciales se deben publicar con un máximo de 10 días hábiles siguientes a su realización y ser suscritas por el representante legal. Estas dos diferencias debe tenerlas muy claras el administrador, en aras de minimizar cualquier impacto por no dar cumplimento a lo establecido en la ley.

Para esta nueva edición de Logitips, nos dimos a la tarea de encontrar los puntos claves para la elaboración de este documento de gran importancia buscando contribuir de la mejor manera al desarrollo exitoso de la asamblea de su propiedad residencial. 

1. Estudia la guía técnica colombiana 185 de Icontec, usa las técnicas que están allí para la elaboración exacta del acta, esto será de gran ayuda para cualquier duda que se presente en el momento de transcribirla.
2. Recuerda que el acta de asamblea es un resumen ejecutivo de lo que sucedió en ella, no un relato detallado de cada intervención, por eso es importante saber que se plasma en este documento. No es necesario trascribir al pie de la letra lo que dice cada participante.
3. Ten en cuenta el encabezado del acta, conforme al artículo 47 de la Ley 675 del 2001 debes indicar exactamente: la fecha, el tipo, la forma de reunión; Como se realizó la convocatoria.
4. No olvides incluir los asistentes de la asamblea con los siguientes datos, nombre, la calidad en que asista y cuál unidad privada representa.
5. La votación debe reflejarse, de manera clara como se dio la votación, indicar el número exacto de cuantas personas votaron y cuantos votos en blanco, en pocas palabras debes justificar todo el proceso lo más transparente posible.

En conclusión, el acta es un documento donde se plasman los aspectos más importantes de la reunión como decisiones, deberes y acuerdos por parte de todos los participantes. Y puede pasar a un proceso de impugnación, por cualquier parte que no esté de acuerdo, por eso es importante su perfecta elaboración.

Recuerda, en Logity estamos para ir de la mano contigo y en cada paso que des para mejorar los procesos de tu propiedad horizontal

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