POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TELEOPCIONES LTDA.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
TELEOPCIONES LTDA, Sociedad identificada mediante Nit. 800.232.764-6.

2. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:
Los datos personales que TELEOPCIONES LTDA recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
2.1. En relación con el objeto social de TELEOPCIONES LTDA:
El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de cumplir con nuestro objeto social el cual es:
“La prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada empleando para ello cualquier medio humano, material o tecnológico distinto a las armas de fuego, tales como, centrales de monitoreo y alarmas, circuitos cerrados, equipos de visión o escucha, remotos, equipos de detección, controles de acceso, controles perimétricos y similares para protección a personas naturales, jurídicas y/o escolares…
Los datos se utilizarán para fines operativos del servicio, administrativos, de facturación, de recaudo, comerciales, de cumplimiento de la misión de seguridad y los relacionados y/o conexos con la actividad comercial que desarrolla TELEOPCIONES LTDA.
2.2. En relación con el funcionamiento de TELEOPCIONES LTDA:
2.2.1. Recurso Humano:
El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, evaluación de talento, auditoria de seguridad, auditoria administrativa, fines de capacitación y promoción, vigilancia epidemiológica, todo lo relacionado con el sistema de seguridad y salud en el trabajo, fines comerciales, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con TELEOPCIONES LTDA. (Incluye, entre otros, funcionarios, contratistas, aprendices y aspirantes a cargos). Los funcionarios, (contratistas, aprendices, empleados etc.) deberán ceñirse a la presente Política y cumplir a cabalidad los acuerdos de confidencialidad realizados.
2.2.2. Proveedores y Contratistas de TELEOPCIONES LTDA:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el contractual servicios y productos que TELEOPCIONES LTDA. Requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.
Tales como pagos, cotizaciones, inspecciones, notificaciones y demás inherentes a la actividad contractual o de orden comercial de acuerdo con el objeto social de TELEOPCIONES LTDA.
2.2.3. Seguridad en instalaciones de TELEOPCIONES LTDA:

El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de TELEOPCIONES LTDA, para lo cual se utilizarán sistemas de alarma, sistemas de video vigilancia y escucha, control de visitantes, controles de acceso, grabación de audio entre otros.
3. DEFINICIONES:
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• CAUSA HABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por cualquier título jurídico.
• DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida y orientación sexual, y los datos biométricos.
• DATOS INDISPENSABLES: Se entiende como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo ciertas obligaciones comerciales legales. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de estos.
• LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
• HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. MARCO NORMATIVO: A continuación, se presenta la normatividad vigente en Colombia para la seguridad de la información y en especial, acerca de la Protección de los Datos Personales:
a) Constitución Política, Artículo 15: Tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
b) Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
c) Ley Estatuaria 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. (Habeas Data).
d) Ley 1273 del 5 de enero de 2009: “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
e) Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
f) Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
g) Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
h) Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional. Con relación al proyecto de ley estatutaria de habeas data y manejo de información contenida en bases de datos personales

5. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO:
TELEOPCIONES LTDA, con domicilio en la AK. 72 # 3 A- 14, Bogotá D.C., República de Colombia, Página https://logity.com/, teléfono 601-5655555, en su condición de responsable del tratamiento y protección de los datos personales obtenidos en el marco de sus funciones propias y legales, se compromete al cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, garantizando el derecho constitucional que tienen las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas y las demás garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 y 20 de la constitución política

6. DERECHOS DE LOS TITULARES:
6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TELEOPCIONES LTDA, como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TELEOPCIONES LTDA como responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
6.3. Ser informado por como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
El responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. TELEOPCIONES LTDA, tiene la calidad de responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la Plataforma. Son deberes de los responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de la TELEOPCIONES LTDA los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptarlas demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. DATOS SENSIBLES:
TELEOPCIONES LTDA no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de esta y se presente alguna de las siguientes excepciones:
a) Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
b) Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
c) Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
e) Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, TELEOPCIONES LTDA observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. TELEOPCIONES LTDA no condicionará en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

9. DATOS DE MENORES DE EDAD:
TELEOPCIONES LTDA asegurará que, en el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete sus derechos fundamentales, así como garantizará que dicha información sea utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Derecho 1337 de 2013 así:
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 15 81 de 2012 y en el Decreto 1337 de 2013.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

TELEOPCIONES LTDA sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y en el ejercicio propio de sus funciones:
• Solicitará en el momento de la recolección del dato personal, la autorización del titular para el tratamiento de estos.
• La autorización se debe obtener por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro mecanismo que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
• En ningún momento el silencio será asimilado como conducta inequívoca para obtener la autorización.
• Conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares.
• Se acogerá a los casos en que no es necesaria la autorización, relacionados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste
(i) por escrito,
(ii) de forma oral o
(iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, el ingreso a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de video vigilancia.

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

12. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
12.1. Consultas
Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
12.2. Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante TELEOPCIONES LTDA a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
12.2.1. Nombre e identificación del Titular
12.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo 12.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
12.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, TELEOPCIONES LTDA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.
Una vez recibido el reclamo completo, TELEOPCIONES LTDA incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, TELEOPCIONES LTDA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “LOGITY VIDEO CITOFONÍA INTELIGENTE”
Nuestro producto de video citofonía inteligente Logity, no requiere que el usuario residente o propietario, suministre sus datos personales (nombres, identificación, teléfono fijo, número de celular, correo electrónico, etc.) para que el personal de portería o la oficina de administración de la edificación se puedan comunicar con ellos.

13.1. Funcionamiento:
Código QR Único: Logity asigna a cada vivienda un código QR único que sirve como identificador y no está vinculado a ningún dato personal del residente o propietario.
Aplicación Móvil Logity: La aplicación móvil Logity utiliza el código QR para autenticar al usuario y establecer una comunicación segura con el sistema.
Aplicación Web Residente: Los usuarios que no deseen utilizar la aplicación móvil de Logity, podrán registrar sus números de teléfono fijo o celular en la aplicación web Residente para recibir llamadas de la portería. Sin embargo, esta información se almacena de manera encriptada y no es accesible para el personal de portería o la administración del edificio.
Toda la comunicación entre los usuarios, la aplicación Logity y los dispositivos de video portería se realiza de forma encriptada, garantizando la confidencialidad de los datos.

13.2. Recopilación de la información sensible de los visitantes, (Nombre, empresa, toma de fotografía, etc.), teniendo en cuenta la ley de Protección de datos personales
La recopilación de datos de visitantes se realiza cumpliendo la Ley 1581 de 2012, solo se recolectan datos necesarios para garantizar la seguridad del conjunto residencial.
Esta información es visible y administrada únicamente por los residentes y el administrador a través de la aplicación Logity, los datos se almacenan de forma segura y encriptada por un máximo de tres meses en nuestros servidores, pasado este tiempo se eliminan automáticamente.
Cualquier copia de registro de esta información antes de este periodo de tres meses, puede ser descargada y guardada en cualquier momento por parte de los administradores o residentes en sus propios dispositivos.

13.3. Manejo de la información recopilada en el módulo de “Viviendas” de Admin Web Logity
Cualquier información adicional recopilada por el conjunto o edificación o a través de sus funcionarios o dependiente en el módulo de “Viviendas” del aplicativo Web Admin Logity, es encriptada y fragmentada por el sistema de Logity de forma automática.
Dicha información es únicamente administrada y conocida por el conjunto, Logity no requiere en ningún momento de ella para su funcionamiento. Por ende, es de carácter opcional y la recopilación y almacenamiento que realicen los administradores de la edificación o sus dependientes obedecen a políticas internas del conjunto o edificación.
A nivel interno seguimos protocolos rigurosos que se ciñen a nuestra implementación de buenas prácticas de seguridad de la información, tomado todas las medidas de precaución para protegerla contra adulteraciones, pérdidas, consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Esto con el objetivo de que la información esté protegida debidamente.
TELEOPCIONES LDTA, bajo su producto “Logity video citofonía inteligente”, NO recopila datos de carácter personal de residentes, visitantes o propietarios bajo ningún fin, menos aún con carácter mercantil o comercial, así mismo no hace cesión o venta de estos a terceros o empresas de marketing digital.

14. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

Logity SAS trabaja cada día para que tengamos un mundo mejor.