La crisis actual sanitaria producto de la pandemia por Covid 19, ha hecho que el trabajo de administración resulte más difícil y estresante.  ¿Cómo podemos manejar un ambiente saludable?

La Emergencia Económica, Social y Ecológica y la Emergencia Sanitaria decretadas por el Gobierno, como consecuencia del Covid 19, afectaron significativamente todos los sectores y actividades de la sociedad, particularmente las copropiedades para lo cual ninguno estábamos preparado.

Aislamiento obligatorio,  trabajo en casa, protocolos de bioseguridad, prevención en el uso de bienes comunes, mayor rigor en lo relacionado con la protección de datos personales, imposibilidad de realizar Asambleas presenciales, suspensión por un tiempo de desalojos, prohibiciones de cobro de intereses de mora, penalidades indemnizaciones y sanciones,  carteras morosas y la incomprensión e intolerancia de los residentes y copropietarios, fueron los mayores  retos a los que se enfrentaron nuestros administradores.

Luego de detectar que el trabajo de los administradores estaba poniéndose cada día más estresante, comprometiendo su relación con todo el entorno de la comunidad residencial, buscamos asesoría de especialistas los cuales nos dieron algunas recomendaciones para que puedas trabajar en un ambiente saludable y así disfrutar más de tu día a día. 

Empecemos…

El concepto “saludable» hace referencia a algo que nos resulte provechoso, o nos otorgue beneficios.  Para que una administración sea saludable, es necesario que haya una adecuada y eficiente: planificación, organización, dirección y control, acorde a los objetivos de la copropiedad.   

Para mayor comprensión analizaremos estas actividades de forma secuencial: 

Planificación: Consiste en seleccionar los objetivos que se desean cumplir durante la gestión como Administrador, para lo cual es importante conocer los intereses colectivos con el fin de fijar la estrategia a seguir para alcanzarlos. 

• Organización: Consiste en definir las tácticas y sus pasos, que nos permitirán alcanzar esos objetivos y cumplir con la estrategia planificada. Es fundamental que la organización sea debidamente comunicada, así el equipo de trabajo puede coordinarse mejor.
• Dirección: Consiste en tomar las decisiones y trazar el rumbo de las actividades del equipo, liderarlo y guiarlo por el camino que creamos conveniente para alcanzar las metas colectivas.
• Control: Consiste en medir y corregir el desarrollo de las tácticas, para que se adecúen al plan. Este control debe basarse en el análisis de datos, por eso es importante tenerlos al día y disponibles.

Todas estas actividades están supeditadas a la cantidad de recursos con los que realmente contamos como el tiempo disponible, la cantidad de recursos financieros, materiales, humanos y herramientas digitales modernas para la administración. Con base en este conjunto de elementos disponibles, se podrá administrar sobre una realidad y no sobre suposiciones.

A continuación, veremos las características que debe tener una administración de copropiedades, para ser saludable:

• Transparencia: Consiste en comunicar efectivamente la información de los movimientos realizados, sobre todo la relacionada al dinero y particularmente, una ejecución impecable del presupuesto.
• Claridad: Que la información siempre sea completa y fácil de comprender para una persona promedio, el vecino que no maneja lenguaje técnico financiero tiene que saber que paga. “Cuentas claras conservan la amistad”.
• Orden: Además de facilitarnos el trabajo diario, el orden nos ayudará a ser más transparentes y claros con todos aquellos a los que le debemos explicaciones de nuestro accionar, los documentos nos respaldan.
• Respeto: Resulta vital para mantener las buenas relaciones interpersonales, cuestiones básicas como la empatía y la puntualidad nos pueden garantizar el éxito de una asamblea del consorcio.
• Liderazgo: Se basa en saber coordinar los recursos humanos, delegando las tareas correspondientes a cada uno y coordinando a nuestro equipo de trabajo. Todo equipo necesita un líder que lo guíe.
• Despersonalizar: Es clave diferir la vida profesional de la privada, esto nos permitirá trazar una línea entre el trabajo y el círculo íntimo. Fijar un horario de trabajo activo y respetar el pasivo, es clave para la salud mental.

En conclusión, para que nuestra administración genere bienestar tanto para nosotros, como para nuestro equipo de consejeros, propietarios y residentes, debemos cumplir con las características señaladas.

Importante:   hay que sacarles provecho a las herramientas disponibles, sobre todo a las tecnológicas que potencializan nuestro profesionalismo facilitando nuestro trabajo.  Web Admin de Logity es un software de administración que viene integrado con nuestra video citofonía inteligente. Contiene una caja de herramientas digitales, diseñadas específicamente para Administradores de copropiedades, que ordena la información, comunica efectivamente, entrega reportes de encuestas, entre otras funcionalidades.

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