Si eres un profesional en la administración de Propiedad Horizontal este artículo no es para ti, pero si por el contrario eres de aquellos que están administrando una copropiedad o varias y ya sientes que te estas quedando sin tiempo porque todos los requerimientos llegan con “urgencia”, y no cuentas con un control de órdenes, o peor aún, todo termina en tu WhatsApp dividido por grupos, de seguro este artículo es para ti.  

Por eso desde Logity decidimos crear este artículo, que, aunque no abarca todo lo que necesitas saber para administrar una copropiedad, si te ayudará a organizar tus ideas como Administrador, hablando desde la base de más de 15 años de experiencia ayudando a profesionales como tú en el desempeño de su valiosa labor en Conjuntos y Edificios. 

Ten presente que los profesionales de la administración de Propiedad Horizontal son personas que deben conocer un poco de muchas disciplinas, derecho civil, laboral, finanzas, contabilidad, conciliación, convivencia, vigilancia, arquitectura y tecnología de seguridad y de comunicación, entre otras.   Por lo tanto, es menester empezar a entender y a darle el peso correspondiente a esta compleja labor.

1.       Defina funciones y horarios.

En el imaginario colectivo de las personas existe un mito muy arraigado y es, que aquella persona que se dedica a la administración de una copropiedad es alguien que normalmente llegó a desempeñar esta labor porque estaba desempleada, o jubilada o peor aún, que cuenta con mucho tiempo libre, por ende, es normal que los dueños de los apartamentos, arrendatarios e incluso algunos miembros del Consejo, se crean con derechos sobre su tiempo y responsabilidades. 

Por tal razón, tener a la mano el listado de funciones incluso previamente acordadas y socializadas con arrendatarios, propietarios y miembros del Consejo, previstas en el Reglamento y en el   Manual de Convivencia de Propiedad Horizontal te va a permitir establecer el alcance de tu labor como profesional en la administración.  Lo ideal es que estas funciones sean socializadas de manera inmediata con las personas nuevas del conjunto o edificio de manera clara y sencilla.  

Una idea muy puntual que usan en otros países es la de listar algunas situaciones que se pueden presentar en sus canales de comunicación. Ejemplo:

  • En caso de que su mascota muerda a un residente llame al….
  • En caso de que su vecino no atienda tu solicitud de bajar el volumen llame al…
  • En caso de que se presente un choque o rayón de su vehículo llame al..

El famoso “llame al…” te va a permitir educar a tu residente para que sepa que hacer en caso de, no se imaginan las llamadas innecesarias que hacen los residentes por no saber a quién acudir cuando se presenta algo.

Lo mismo debe pasar para socializar los horarios. Dé a conocer los horarios en los cuales usted está presente en el edificio o conjunto recibiendo los comentarios y atendiendo a los propietarios, residentes y proveedores. 

2.       Establezca procesos y socialícelos.

La frase: “las personas resuelven sus problemas desde su base de conocimiento” es tan real como dolorosa. Parte del punto de: los residentes no conocen cuales son los procesos detrás de bambalinas a la hora de formalizar un requerimiento dentro de su inmueble, ellos lo único que saben desde su base de conocimiento es exigir soluciones frente a algo. 

La pregunta es, ¿quién establece el proceso? En Colombia muchos de ellos ya se encuentran previstos en la Ley 675 del 2001, pero otros que son objeto del día a día, hacen que sea necesarios incorporarlos dentro del marco de la copropiedad, temas como:

  • Préstamo de escenarios deportivos o sociales. (salón comunal)
  • Préstamo de sillas o objetos de la copropiedad
  • Notificación de trasteos
  • Notificación de fiestas o reuniones

Todo esto debe contar con un proceso, algo como; 1) diligenciar el formulario virtual 2) Estar al día en el pago de la administración. 3) Adjuntar el siguiente documento… sea lo que sea debe estar dentro del paso a paso de la operatividad.

3.       Use tecnología

No nos digamos mentiras, la tecnología llegó para hacernos más fácil la vida, es como cuando tu tenías que ir una tienda de videos para alquilar tu película favorita en Betamax o VHS y actualmente solo con ingresar a Nelflix o a cualquier reproductor de video streaming logras ver películas sin salir de la casa, cuidado con esto, “Sin salir de la casa” o mejor aún sin salir de tu estilo de vida.

Una de las cosas que más molesta a un residente es que lo saquemos de su día a día para hacer temas que son netamente de la administración de propiedad, si escasamente un propietario o arrendador asiste a las reuniones de junta, ahora le vas a pedir que saque varias horas a la semana para llenar ciertos requisitos. ¡no lo creo!

Por eso el implementar tecnología, plataformas de administración de copropiedades, y aplicaciones móviles te va a permitir salir de las conversaciones por WhatsApp, si es que dispones de los datos personales de los propietarios o residentes, y tener de un sistema controlado y escalable para administrar uno o varias copropiedades al mismo tiempo.

Si tienes preguntas sobre qué tecnología o software debes usar para administrar las copropiedades, te dejamos aquí una tabla comparativa de los mejores sistemas del mercado.

Por último, recuerda: “Un cliente educado siempre será una puerta abierta”, en este caso los residentes son los que pagan la administración mes a mes y son realmente tu figura de clientes.   Por lo tanto, se hace necesario brindarles todas las herramientas y ayudas educativas y hacerlo de forma frecuente, convirtiéndonos en su apoyo para que nos vean como facilitadores, a la hora de gestionar algo.


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