Hola, te damos la bienvenida a esta nota donde abordaremos un problema coyuntural que se ha presentado en casi la totalidad de las edificaciones de propiedad horizontal en nuestro país y con el que deben enfrentarse día a día los Administradores.

Muchos años antes de la pandemia, la difícil situación económica por la que atravesaba el país ya dificultaba de hecho el pago de las expensas comunes o cuotas de administración, pero luego de marzo del 2020 ante la incredibilidad y asombro de todos   llegó de un solo tajo el mayor golpe sin precedentes de una crisis económica por la que hayamos atravesado.  

EL comercio cerró, y la crisis financiera de nuestro país al igual que la del resto del mundo creció hasta límites insostenibles; las tasas de endeudamiento se incrementaron a tal punto que muchos copropietarios de los conjuntos y edificios residenciales quedaron en cesación o suspensión de pagos.   La pregunta es: ¿Cómo empezamos a revertir y estabilizar esta situación?

Revisando estadísticas e intercambiando experiencias con amigos administradores de copropiedades y expertos del sector, vemos que la disminución de sus deudas es directamente proporcional a la intensidad con que éstas se persiguen y que afortunadamente muchos de nuestros clientes lograron disminuir la tasa promedio de morosidad gracias a la transparencia y claridad que aporta nuestra maravillosa herramienta de video citofonía inteligente Logity.  

De hecho, la tasa promedio de morosidad de las copropiedades en Colombia durante el año 2020, fue superior al 45%, pero no obstante la de nuestros clientes se mantuvo por debajo del 18%.  Esto se debe a que Logity se ocupa de trackear las deudas de propietarios y residentes, toda vez que brinda herramientas tecnológicas de comunicación para hacerles el seguimiento adecuado y reducirlas a márgenes sostenibles.

Con base en esto, te dejamos tres recomendaciones sencillas para hacer más efectivos tus cobros y sanear las finanzas de tu copropiedad.    

1. La información ordenada

El primer paso es fundamental: debemos tener siempre al día la información de pagos y cartera, y por supuesto disponible a la mano.  Esto nos permitirá tener la situación actualizada, con pruebas que la sustenten para poder hacerle el seguimiento adecuado a cada una.   Lo ideal es tener registro de todos los pagos de los copropietarios de por lo menos los últimos doce meses.  Si pudiésemos tenerlo digitalizado nos ahorraríamos gran cantidad de tiempo, espacio e inconvenientes.

2. La debida Comunicación

El segundo paso es apenas lógico, pero es donde más pecan los Administradores: no es suficiente con tan solo tener la información, necesitamos comunicarla efectivamente. Esto es, que llegue al residente moroso y cree un efecto de recordación permanente.

Recomendamos enviar la información de manera, sencilla, clara y directa.  Esto significa que debe llegarle al copropietario moroso y éste debería poder entenderla fácilmente, ya que muchas veces sucede que quien la recibe duda de la veracidad por alguna mala interpretación.  

Si la edificación cuenta con un sistema inteligente como Logity, se asegura de poder enviar las comunicaciones a través de nuestro módulo de mensajería privada, de forma masiva o individual y que llegue automáticamente a la pantalla del celular del residente o propietario moroso.  Para esto, no es necesario conocer los datos de correo electrónico personal o números telefónicos de contacto, ya que los mensajes de Logity, llegan a los copropietarios, usuarios de nuestra aplicación de video citofonía inteligente.

3. Proceso metodológico

Luego de tener la información disponible y haberla comunicado adecuadamente, lo que resta es hacer un proceso de cobro metodológico que nos ayude a identificar las realidades de cada deudor en mora y la estrategia adecuada de cobro.

Nuevamente toma relevancia contar con un medio de comunicación efectiva como es la mensajería Logity, para enviar recordatorios periódicos y tener la retroalimentación del residente o propietario.   Así mismo Logity permite al Administrador, bloquear en el sistema, la vivienda en cuestión, restringiendo algunas funcionalidades y presionando el cobro respectivo.

Es importante comprender que cada situación es particular y por ende diferente, por tanto, contar con un medio efectivo de comunicación entre los copropietarios y la Administración es fundamental.  Es diferente una persona que debe tres meses y no devuelve la comunicación o mensaje, a otra que lo atiende, explica su situación y especifica cuándo podrá pagar.  Este proceso debe ser metódico y escalable, aconsejamos comenzar enviando una notificación previa al vencimiento para alertarlo, brindar diversos medios de pago (de preferencia digitales y de débito automático) y si decide abonar, notificarle instantáneamente la conciliación de ese pago para hacerle sentir que su cumplimiento es importante para el bienestar de toda la copropiedad.

Sabemos que estos son tiempos difíciles, donde eso sí, los gastos no paran de subir y los recaudos tienden a bajar, pero tener un sistema digital efectivo como Logity   facilitará tus tareas de cobro.

Esperamos haberte aportado una información útil, que te permita gestionar tus cobros atrasados y lo más importante tener una debida comunicación permanente pero siempre cordial con tus copropietarios y residentes.